Con seguridad te debes estar preguntando ahora mismo lo siguiente: ¿Cómo gestionar mis facturas? Si es así, has llegado al lugar correcto. En el siguiente artículo, te contamos todo lo necesario para ser un master de la facturación.
Empezar desde cero con una nueva empresa implica asumir un reto importante que trae consigo distintas obligaciones nuevas y responsabilidades. Tanto así que, en muchos casos, dejamos de lado aspectos importantes como la gestión de las facturas.
Aunque no parezca importante, es necesario saber el mejor modo de llevar la facturación de tu empresa. Esto último, es crucial para asegurar un correcto funcionamiento de tu emprendimiento, incluso si ya tienes una empresa antigua.
¿Cómo gestionar mis facturas de forma eficiente?
Todas las actividades relacionadas con el proceso de emisión de facturas en tu empresa, tiene que ver con la gestión de las mismas. El hecho de elaborar el documento y enviarlo al cliente es la fase más relevante, pero no termina ahí. Además, hay otros factores que debes tener presentes para que puedas tener una facturación eficiente.
Uno de los problemas más comunes que se presentan al momento de emitir facturas, es la concesión de prórrogas a los clientes en el pago. La cantidad de días en términos legales para que un cliente realice el pago, no puede ser mayor a 60. Sin embargo, en la mayoría de casos esto no se cumple.
Si recién comienzas con tu empresa, esto quiere decir que, si no actúas a tiempo, corres el riesgo de cobrar tu primera facturación mensual hasta después de 90 días. Sin duda, es un riesgo que necesitas tener presente y prevenir. Para ello, debes preguntarte cómo gestionar mis facturas de la mejor forma posible y a continuación te lo decimos.
Nota: Lee nuestro artículo sobre Facturas para autónomos.
Pasos para gestionar las facturas
Si sigues pensando cómo gestionar mis facturas, hay una serie de pasos de gran utilidad que te servirán mucho:
1. Negocia la modalidad de pago
Es vital que quede establecido de forma verbal y escrita el método de pago con tus clientes. Un acuerdo previo permite evitar malos entendidos en el futuro o retrasos con los pagos. En cualquier caso, podría recurrir a los pagarés debido a su relevancia jurídica. Por otra parte, debes tener presente los plazos y todo tipo de garantía adicional.
Para poder recibir los pagos de forma anticipada, algunas compañías apelan al ofrecimiento de rebajas por pago pronto. No obstante, la mayoría de clientes prefieren tener más plazo para pagar. Puedes tener el mismo resultado al financiar tus facturas para adelantar los pagos y así, evitas presionar a tus clientes.
De igual modo, tienes otra opción como acordar una penalidad por cada día en que se retrasen en el pago. Sea cual sea el método de pago que elijas, tienes que mencionarlo en los documentos comerciales y facturas que emitas.
2. Cumple siempre lo acordado
Una de las razones por las que se atrasan los pagos, son los desacuerdos comerciales o las devoluciones. En tal sentido, es fundamental que siempre cumplas con tu parte del trato como: precio, período de entrega, calidad, entre otros.
3. Prepara la facturación
Para que todas tus facturas estén debidamente preparadas tienen que adecuarse a los establecido en la normativa de facturación.
Entre otras cosas, es obligatorio que la factura cuente con la información necesaria para acreditar su validez. El diseño de la factura simple y claro, es lo más recomendable pues facilita la lectura de datos importantes.
4. Envía la factura en el tiempo correcto
Hay períodos de tiempo legales en los que puedes emitir una factura. No obstante, lo mejor que puedes hacer es emitirla lo antes posible. De este modo, tienes la oportunidad de ahorrarte tardanzas innecesarias.
En la actualidad, la tecnología sirve de soporte cuando se trata de agilizar el proceso por medio de facturas electrónicas. La digitalización del documento y su posterior envío vía correo electrónico es una manera bastante útil de evitar retrasos.
5. Mantén organizadas las facturas
Una vez que procedas con la facturación correspondiente, organiza los cobros que debes realizar. Para hacer el proceso más simple, puedes distribuir la organización por clientes, volumen o bien por la fecha de vencimiento. La importancia de cada factura, depende de tus políticas empresariales.
Sin embargo, no olvides que la prioridad siempre debe ser para aquellas facturas de mayor relevancia.
6. Haz seguimiento constante
Con el día a día, resulta muy simple poder olvidar cosas importantes. Por ello, es aconsejable tener un período de tiempo establecido para la revisión de facturas de cobro. Esto te ayudará a tener presente el estado en que se encuentra cada factura, fechas de vencimiento, casos especiales, retrasos, etc.
7. Atiende las facturas vencidas
En la mayoría de casos, los pagos con fechas de vencimiento para el mes de agosto o en cualquier época que implique vacaciones, se retrasan. Debes tener esto muy presente para mantener un buen control de la tesorería. Un riesgo que no debes dejar de lado en ningún momento es la morosidad.
¿Cómo gestionar mis facturas a la hora de cobrar?
Una vez que se hace la entrega del bien o del servicio y emites la factura a tu cliente, se inicia lo que se conoce como gestión de cobro de factura. En este proceso se pueden dar dos escenarios puntuales:
- Aguardar hasta la fecha de pago, llevar a cabo labores pertinentes y mantener la confianza en el cliente. Esto se traduce, en creer que el cliente pagará a tiempo según lo acordado.
- La segunda opción es recurrir a un servicio de financiamiento para adelantar el pago de la factura y poder realizar un cobro similar a la modalidad de contado.
En el primer caso, hay varias acciones importantes que debes tener presentes para asegurar el éxito como: mantener los cobros organizados, estructurar el seguimiento correspondiente y proceder con las tareas necesarias cuando se deba ejecutar el cobro.
El hecho de esperar trae consigo algunos riesgos. En primer lugar, quiere decir que tu liquidez no será proporcional al volumen de tu empresa y los gastos que puedas tener. Por ende, tienes un riesgo mayor a tener problemas financieros.
La segunda posibilidad, te libera de cualquier tipo de acción de cobro y de problemas en el futuro con tus clientes.
