La era digital es un hecho en la vida cotidiana y en las empresas. Cada vez son más los empresarios que se atreven a cambiar lo común por métodos más funcionales. En tal sentido, nace lo que se conoce como factura electrónica con el objetivo de simplificar el trabajo de facturación.
Si no conoces demasiado acerca de este tema y necesitas saber mucho más, estás en el lugar correcto. A continuación, te contamos todo lo relacionado con este tipo de facturas.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica no es otra cosa que lo mismo que un modelo de factura tradicional, pero digital.
Este tipo de factura cuenta con la misma validez legal y fiscal. Asimismo, tiene que contar con la misma cantidad de datos obligatorios que el modelo de factura impreso. La única variante en relación a este tipo de factura es que se emite de forma electrónica.
El crecimiento de las nuevas tecnologías es imparable. Sin duda, esto trae consigo una gran cantidad de facilidades en muchos aspectos. Quizás, el más importante de todos es la comodidad. Además, el uso de facturas electrónicas agiliza mucho más la gestión administrativa de una empresa y su automatismo.
Realmente, aunque en términos legales la única disimilitud es el medio de emisión, la factura electrónica cuenta con una gran cantidad de beneficios.
Lo único que debes considerar, es que la factura cuente con todos los datos obligatorios para su validez. Siempre que emitas una factura vía electrónica, asegúrate de añadir la información básica de una factura impresa.
Por otro lado, es importante mencionar que, si pretendes emitir este tipo de factura, el receptor debe estar de acuerdo. De igual forma que la factura tradicional, la electrónica aplica como requerimiento de pago.
¿Qué es el FacturaE?
Se trata del modelo estandarizado que, de acuerdo con la ley de la factura electrónica, fija el modo de elaboración de dicho tipo de facturas.
En palabras más simples, la administración tributaria definió FacturaE como el formato que se debe usar siempre al emitir una factura digitalizada. Algunas de las características de este modelo son:
- Consiste en un archivo de texto. Es el encargado de determinar los campos de las facturas. Para ello, se apega al formato XML.
- La factura electrónica, generalmente, no tiene que incluir obligatoriamente la firma digital. En estos escenarios, su formato será el XML.
- No obstante, las facturas cuyo acreedor es la administración pública si necesita de la firma digital. En estos casos, el formato que se debe aplicar es el XSIG. Dicho formato es idéntico al XML salvo que incluye la firma electrónica requerida.
Nota: Lee nuestra artículo sobre cuándo emitir facturas sin IVA.
¿Cuáles son los tipos de factura electrónica que existen?
A diferencia de los modelos de facturas convencionales, que tienen por lo menos doce formatos, las electrónicas tienen una catalogación más simple. Es tan sencillo como determinar si se encuentran o no estructuradas. Para entender un poco mejor, te explicamos cada concepto y su relevancia.
Facturas estructuradas
Este tipo de factura se emite de acuerdo con un formato específico. Esto no se refiere a que posea o no datos en particular. Se trata de que el software usado tanto por el emisor como el receptor estén listos para agilizar el envío y recepción de las facturas. De igual modo, debe poder facilitar el flujo de gestión de las mismas.
Facturas no estructuradas
Las facturas no estructuradas no funcionan bajo el formato estándar XML. En estos casos, se pueden crear en Word, Excel o en algún programa de facturación en PDF. Estas facturas necesitan obligatoriamente de la manipulación de un individuo para que sean incluidas en los diversos programas de facturación.
¿Qué ventajas tengo si uso facturas electrónicas?
Si estás pensando en unirte al mundo digital con tu empresa, debes saber la cantidad de ventajas que tienen las facturas electrónicas. Algunas de las más importantes son:
- Las facturas electrónicas son rápidas, de manejo simple y puedes ubicarlas sin problema. Esto último, te ayuda con el ahorro de tiempo y dinero.
- Este tipo de factura es más eficiente. No tienes el riesgo de extravío o pérdida y tienes la posibilidad de acceder cuando lo necesites desde cualquier lugar del mundo.
- Con este formato de factura contribuyes a la disminución de efectos contaminantes. Únicamente necesitas electricidad para acceder a tus facturas. Al no usar papel, reducen de algún modo el daño ambiental.
- Las facturas electrónicas son más rentables. No gastas papel, ni mucho menos debes invertir en impresoras o tintas. Además, no debes pensar en dónde almacenar lotes de facturas más allá de un disco duro con la capacidad de almacenamiento necesaria.
- Otra ventaja de este tipo de factura es la automatización. Tienes la oportunidad de ahorrar tiempo. Este ahorro puedes usarlo para el desarrollo de otras actividades importantes para tu empresa.
El uso de la facturación electrónica facilita en gran medida el plan de la administración de tu empresa y cualquier otra. La integración de las facturas en tiempo real ayuda a conocer cuánto dinero tienes, la cantidad que debes y qué pasos puedes dar más adelante.
De forma increíble, puedes reducir las fallas del personal administrativo que suele traer pérdidas de dinero.
¿Cómo puedo hacer una factura electrónica?
La factura electrónica debe tener los mismos datos que una factura ordinaria. Por ello, tienes que respetar los siguientes campos:
- Numeración.
- Fecha en que se emite.
- Datos fiscales del emisor.
- Datos fiscales del receptor.
- Conceptos.
- Tipo impositivo.
- En el caso de empresas debes anexar también, información del Registro Mercantil.
Nota: Lee nuestra guía completa sobre facturas para autónomos.
Requisitos de la factura electrónica
Al referirnos a un documento digital, además de apegarse a una serie de datos, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- El envío y recepción de la factura debe hacerse vía electrónica.
- Ambas partes deben estar de acuerdo con la modalidad de gestión.
- El formato digital debe estar acordado previamente entre el emisor y receptor.
¿Cómo envío una factura electrónica?
Para presentar una factura considerada como válida en la administración, debes tener presentes los siguientes pasos:
- En primer lugar, debes elaborar la factura electrónica en formato FacturaE.
- Seguidamente, al tratarse de la administración pública, tienes que incluir la firma electrónica.
- Ahora, ya puedes presentar tu factura en FACE. Para esto, puedes usar cualquier solución que te permite sincronizar o ingresar desde la sección Factura en el mismo portal. Para enviarla, basta con presionar la opción Remitir Factura.
- Finalmente, no olvides descargar el comprobante.
Conclusión
La factura electrónica es una gran opción para agilizar la gestión administrativa de tu empresa. El proceso de uso y creación es mucho más simple y cumple con todos los requisitos para ser válida.
Conoce los otros tipos de facturas que hay:
- Factura proforma
- Factura simplificada
- Factura proforma
- Factura recapitulativa
- Factura rectificativa
- Factura ordinaria
