La factura ordinaria o también conocida como factura completa, es el modelo más común de comprobante de actividad comercial. Se aplica con el objeto de dejar constancia de alguna gestión económica como compraventa o prestación de servicio.
Si no tienes información acerca de este tipo de factura, este artículo es para ti. A continuación, te explicaremos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la factura ordinaria?
La factura consiste en un documento legal que tiene utilidad en fines tributarios. Este tipo de documentación acredita una operación comercial. Si bien es cierto que las facturas tienen la misma finalidad, no todas son iguales.
De acuerdo con las funciones de cada una, se conocen diversos tipos de facturas en la actualidad. Entre ellas, la factura ordinaria o factura completa es la de mayor uso.
La factura ordinaria es un modelo que se aplica para dejar registro de una actividad económica que puede asociarse con una compraventa o servicio. La particularidad de este tipo de factura radica en que obligatoriamente debe contener todos los datos de la operación en cuestión.
A la factura completa u ordinaria se suele llamar simplemente factura. Se utiliza con regularidad debido a que los otros modelos de factura solo cumplen la labor de enmendarla. En palabras más sencillas, las demás facturas se emiten en función de las facturas ordinarias.
Nota: Lee nuestra guía sobre facturas para autónomos en España.
Diferencia entre factura ordinaria y factura simplificada
La factura simplificada y la factura ordinaria son modelos de factura distintos en función a su finalidad y datos. Algunas de las diferencias más importantes entre la factura ordinaria y simplificada son:
- Existen modelos de factura que no poseen toda la información suficiente para ser considerados como facturas completas. Este tipo de factura es la que se conoce como simplificada y su emisión aplica en casos puntuales.
Por su parte, la factura ordinaria o completa se usa con mayor frecuencia y registra una actividad comercial de una compraventa o prestación de servicio.
- Las facturas simplificadas no incluyen información de quien la recibe, solo de quien la emite. Mientras que una factura ordinaria cuenta con los datos completos del emisor y receptor.
- Otra diferencia a destacar es que la factura simplificada muestra el valor total del pago. En el caso de la factura completa se detalla cada concepto de gasto.
- Al momento de emitir facturas ordinarias es obligatorio incluir la cuota tributaria, mientras que una simplificada se aplica el tipo de IVA correspondiente.
- Para la elaboración de la factura ordinaria se debe describir a detalle el producto vendido o servicio prestado. En la factura simplificada se describe superficialmente.
Luego de ciertos cambios en el Reglamento de Facturación, es indispensable la emisión de facturas ordinarias cuando el valor de la actividad económica supere los 400 euros con IVA incluido. En tal sentido, sin tener en cuenta de quien se trate el comprador, se debe cumplir con este requisito legal.
Requisitos de la factura ordinaria
Como bien mencionamos antes, al momento de emitir una factura ordinaria, debes tener presente la inclusión de la información detallada. Los requisitos que no pueden faltar en este tipo de factura son:
- Serie numérica: El detalle de la numeración es fundamental en este tipo de facturas. Es necesario para poder identificar el documento y considerarlo válido. El número tiene que ubicarse dentro de una serie continuada.
- Fecha: La fecha de emisión en estos casos es crucial. Cualquier factura ordinaria o completa debe tener la fecha en la cual fue expedida por parte de la empresa que brindó el servicio.
- Datos de identificación: Obligatoriamente la factura debe contener la razón social o nombres y apellidos de quien emite la factura. Asimismo, los datos de identificación del receptor.
- Identificación fiscal: La empresa está obligada a incluir su número de identificación fiscal en las facturas completas emitidas. Esto de acuerdo con lo estipulado por parte de la Administración Tributaria Española.
Además, es necesario que la factura mencione el número de identificación del destinatario. En este caso, aplica siempre que la actividad implique la entrega de un bien intracomunitario aspectado en el artículo 25 de la Ley del IVA.
- Domicilio: Es obligatorio incluir el domicilio de la empresa emisora y del receptor de la operación. Es posible que la empresa que brinda el servicio cuente con varias ubicaciones. En dicho escenario, se debe incluir la dirección principal. Sin embargo, ésta debe ser determinante en relación al régimen de tributación de la operación.
- Impuestos e importes desglosados: Cualquier factura completa debe detallar con claridad el importe que ha pagado el cliente por el producto o servicio. Además, no puede faltar el tipo de impuesto al que se encuentra sujeta la acción comercial.
Nota: No dejes de leer nuestra guía sobre cuando emitir facturas sin IVA.
Otros datos
- Productos o servicios relacionados con antigüedades: En los casos en que la actividad comercial se asocia con artículos de coleccionistas, obras de arte o antigüedades, debe incluir el término “Régimen especial de bienes usados” según corresponda.
- Idioma: Las facturas pueden ser emitidas en cualquier idioma. No obstante, la Agencia Tributaria puede solicitar que se traduzca al castellano o cualquier otra lengua oficial española.
- Moneda: El importe se puede expresar en cualquier moneda. Sin embargo, el impuesto obligatoriamente debe expresarse en euros.
- Medios para su emisión: Las facturas se pueden elaborar por cualquier vía, bien sea en modo escrito o electrónico. Pero es necesario tener presente que éste debe garantizar la autenticidad de su procedencia. Además, debe acreditar su legibilidad e integridad de la información contenida.
Modelos de facturas ordinarias
Existen diversas plantillas en la actualidad para elaborar facturas ordinarias. Entre los más comunes están:
- Word: Su uso es simple y es bastante intuitivo. Es mucho más barato que otros softwares de emisión de facturas.
- Excel: Este método es bastante ventajoso, pues no necesitan de gran experiencia. Además, puedes usar fórmulas de mayor a menor complejidad.
- PDF: Estas plantillas debes imprimirlas para que sean completadas a mano cuando emitas la factura.
Conclusión
La factura ordinaria a pesar de ser la que mayor cantidad de información necesita, es una de las más importantes. Este tipo de factura te permite tener respaldo de tus actividades comerciales. En otras palabras, te ayuda a avalar que cualquier acción económica de tu empresa se hizo correctamente.
Otros tipos de facturas:
- Factura proforma
- Factura simplificada
- Factura proforma
- Factura electrónica
- Factura recapitulativa
- Factura rectificativa
