Si eres un empresario o trabajador autónomo, es probable que sepas qué es una factura proforma. Este documento de carácter informativo es cada vez más utilizado en las operaciones de compraventa, y en muchos casos puede ser el último paso antes del cierre de una negociación.
En un artículo previo detallamos cuáles son los diferentes tipos de facturas que se utilizan en España. En esta ocasión, nos centraremos en las facturas proforma. Continúa leyendo para conocer qué son exactamente y cuál es su utilidad.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma (pro forma invoice en inglés) es un documento que contiene todos los detalles de una operación comercial. Pero, a diferencia de una factura ordinaria o completa, tiene un carácter provisional. Eso significa que no tiene validez fiscal, legal ni contable, y tampoco implica un compromiso por parte del receptor.
Si eres un emprendedor y estás realizando una negociación de compraventa, puedes enviar una factura proforma a tu potencial cliente antes de cerrar el trato. El objetivo es informarle cuánto pagará exactamente, bajo qué condiciones, en cuánto tiempo, qué porcentajes corresponden a impuestos (IRPF e IVA), entre otros detalles.
En caso de lograr un acuerdo, simplemente puedes reemplazar la factura proforma por una definitiva, lo que le dará valor legal.
Dato: Al no tener validez legal, una factura proforma en ningún caso puede sustituir a una factura ordinaria. En consecuencia, no puede ser utilizada como justificante de pago ni incluirse en la contabilidad de la empresa.
Para qué se sirve
Tal vez te preguntes cuál es el sentido de enviar una factura que no tiene valor ante la ley. La realidad nos indica que sí puede ser de gran utilidad. Básicamente, la factura proforma te permitirá informar a tu cliente sobre todas las condiciones de la negociación que están realizando, pero sin comprometerlo directamente.
Por su parte, el receptor podrá ver con exactitud en qué consistirá la operación a realizar. Eso le permitirá tomar una decisión informada, ya sea para aceptar el trato o proponer alguna modificación.
Entonces, podemos decir que la factura proforma es una vía para facilitar una operación comercial. Inclusive, el documento adopta el mismo formato que una factura común, con la diferencia de que lleva la palabra “PROFORMA” en el encabezado.
En qué casos se suelen utilizar
Si bien las facturas proforma se pueden utilizar en múltiples situaciones, hay algunos en que resultan más frecuentes:
- En las operaciones comerciales con otros países. En estos casos, la factura proforma sirve para declarar el valor de una operación internacional ante aduanas. Su función es únicamente informativa. No tiene validez legal.
- En la exportación de bienes sin fines comerciales. Pueden ser donaciones, regalos o muestras gratis. Aunque no hay un pago de por medio, es obligatorio informar el valor de las mercancías.
- Pymes y autónomos utilizan las facturas proforma como un borrador previo a la emisión de la factura ordinaria. De ese modo, es posible que el receptor modifique algunos datos o complete la información restante.
- Al momento de solicitar una financiación o subvención del estado. La factura proforma actúa como medio de justificación para una futura inversión.
Cómo hacer una factura proforma
Los elementos que componen una factura proforma son bastante parecidos a los de una factura ordinaria. Es bastante sencilla de realizar, solo asegúrate de incluir todos los datos relacionados a la negociación.
Esta es la información indispensable que debes considerar:
Encabezado: Como dijimos, en este espacio debes colocar la palabra “PROFORMA”. Debe ser perfectamente visible y de fácil lectura.
Fecha de emisión: La fecha es el punto de partida para los plazos de entrega y de pago.
Datos del emisor: Contiene nombre y apellidos / razón social, NIF, dirección de domicilio fiscal, IVA intracomunitario y datos de contacto (teléfono y correo electrónico).
Datos del cliente: Información similar a la del emisor. Para las operaciones con países de la Unión Europea, es necesario colocar el Número de Identificación Fiscal Comunitario.
Descripción: Procura incluir todos los detalles posibles acerca de los productos y/o servicios considerados en la operación: cantidades, peso neto, peso bruto, volumen, coste unitario, y coste total.
Gastos de envío: Esta información es importante para calcular el valor estadístico y comercial de la operación.
Impuestos aplicables: Porcentajes correspondientes a IVA, IRTF, etc. De concretarse la operación, estos serán los montos que vas a declarar a Hacienda e ingresar a tu contabilidad.
Dato: Las facturas proforma no llevan numeración, salvo que el cliente lo solicite de forma expresa. De ser así, la numeración debe ser distinta a la del resto de facturas. Tampoco es necesario que estén firmadas o selladas.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y un presupuesto?
Aunque tienen un concepto muy similar, y en ocasiones se usan de forma indistinta, la factura proforma y el presupuesto no son exactamente lo mismo. La primera es mucho más concreta y está orientada al cierre de una venta, mientras que el segundo está más abierto a modificaciones. Por supuesto, ninguno puede utilizarse para cobrar anticipos de ningún tipo.
El presupuesto puede ser empleado como la base para un primer acercamiento con el cliente. En tanto, la factura proforma sería el siguiente paso, ya que ambas partes manejan información similar y las posibilidades de concretar la venta son bastante elevadas. De ese modo, es posible utilizar ambas herramientas en un mismo proceso.
Dato: En el caso de las operaciones comerciales internacionales, es frecuente que la factura proforma funcione como sustituto de la oferta comercial. Básicamente, el emisor propone las condiciones de venta y el comprador tiene la posibilidad de aceptarla o modificarla.
La diferencia entre una factura proforma y una factura ordinaria
Existe una clara diferencia entre ambos documentos. La factura proforma, aunque contenga información detallada sobre mercancías, precios e impuestos, no tiene ningún efecto a nivel fiscal o legal. Es decir, Hacienda en ningún escenario va a considerar a este documento como justificante válido de alguna transacción.
Lo contrario sucede con la factura ordinaria, que se emite cuando la operación comercial ya se ha concretado. Se trata de un documento definitivo con plena validez legal y fiscal. Asimismo, sigue una numeración específica, forma parte de tu contabilidad y debe ser declarada a la administración pública.
A nivel de contenido, una factura proforma y una ordinaria pueden incluir prácticamente la misma información. Pero, como dijimos, la diferencia radica en el valor de cada una.
Ahora que sabes con mayor certeza qué es una factura proforma, puedes comenzar a integrarla en tus actividades comerciales. Si tienes alguna duda o consulta relacionada al uso de la factura proforma, no dudes en contactarnos.
