La factura recapitulativa es uno de los modelos de factura que se conocen actualmente. Su particularidad radica en la recopilación de varios tipos de factura en una sola.
En el siguiente artículo, te contamos todo lo que necesitas saber en relación a este tipo de factura. Además, te explicamos en qué casos se usa y cuáles son los requisitos para elaborar facturas recapitulativas.
¿Qué es una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa se trata de un modelo de factura que consta de varias facturas de actividades de compraventa. Es decir, este tipo de factura incluye todas las gestiones económicas que una empresa ha llevado a cabo con un proveedor o cliente.
De igual modo, es importante mencionar que este tipo de facturas sirven para la contabilización de facturas agrupadas.
Por ejemplo, si emites varias facturas a un mismo cliente en un lapso de tiempo no mayor a un mes, tienes la posibilidad de elaborar una factura recapitulativa. En este caso, dicha factura tiene la función de recoger todos los datos de las facturas que emitiste en el período de tiempo supuesto.
De esta forma, ahorras el proceso de emitir las facturas una por una. Gracias a esto, puedes entregar a tu cliente una factura única que contenga la información de todas las demás. Sin duda, el uso de este tipo de factura es perfecto para agilizar el proceso de facturación de tu empresa.
Como dato importante, debes tener en cuenta que no puedes generar una factura recapitulativa que contenga facturas cuya emisión supere el mes.
Diferencia entre factura recapitulativa y factura recurrente
Si bien es cierto que ambos modelos de factura favorecen la agilización de la facturación, no son lo mismo. Es importante evitar confundir una factura recapitulativa con una factura recurrente.
Una factura recurrente se trata de un documento que se elabora cada cierto tiempo a un cliente específico. Sin embargo, no tiene la obligación de generarse en el mismo mes.
¿Cómo puedo hacer una factura recapitulativa?
A efectos fiscales y legales, las facturas recapitulativas tienen la misma gestión de una factura completa. Por esta razón, de igual modo que el resto de tipos de facturas deben tener una cantidad de datos obligatorios para su validez. La factura recapitulativa tiene que contar con requisitos claves.
Para poder elaborar este tipo de factura, debes señalar en ella cada uno de los conceptos que posee. Además, cada concepto debe contar con el valor respectivo. Como cualquier factura ordinaria, este modelo de facturación también debe incluir en IRPF e IVA de ser el caso.
Es decir, en el supuesto de que las facturas que constituyan el modelo recapitulativo cuenten con IRPF o IVA, los tipos impositivos deben estar anexados en la factura recapitulativa. Por ello, este tipo de factura debe apegarse a la normativa de IVA en vigencia.
Posteriormente, necesitas declarar dicha factura incluyendo el IRPF y el IVA ante la AEAT. En este caso, es necesario cumplir con los modelos tributarios requeridos. En primer lugar, el modelo 303 del IVA y el modelo trimestral 111 por el cual se declara el IRPF que la Sociedad ha retenido.
No olvides verificar el calendario fiscal para estar al tanto de las fechas para presentar los modelos tributarios que mencionamos arriba.
Nota: Lee nuestra artículo sobre cuándo emitir facturas sin IVA.
Requisitos para emitir una factura recapitulativa
Para que una factura recapitulativa pueda ser considerada fiscalmente válida y legal, debe cumplir con una serie de condiciones.
Principalmente, debes anular todas las facturas que incluiste en el modelo recapitulativo. Esto último, es uno de los aspectos más importantes para que dicha factura tenga validez. Todas las facturas, tienes que incorporarlas a la nueva factura recapitulativa de modo que cada valor se pueda contabilizar.
Es importante destacar que, pese a que las facturas que añadas queden “anuladas”, debes guardarlas por los próximos cinco años. La razón de esto es que Hacienda podría solicitarlas en cualquier momento.
¿Qué datos debo incluir en el modelo de factura?
De la misma forma que una factura ordinaria necesita de datos forzosos, la factura recapitulativa debe contener información obligatoria. Los datos que no pueden faltar en este tipo de factura son los siguientes:
- Debes identificar el documento como “factura recapitulativa”. Esto permite que sea posible saber qué tipo de factura es.
- Numeración.
- Fecha en la cual emites la factura y cuando vence en el caso que exista esta fecha.
- Información fiscal de quien emite la factura y quien la recibe. En ambos casos, es necesario detallar nombres, NIF o CIF y domicilio.
La fecha de emisión del modelo de factura recapitulativa debe ser el último día del mes que resume. En el supuesto de que la última operación se genere antes de concluir el mes, la fecha de emisión debe ser la de la última factura que hayas emitido.
¿Cómo puedo contabilizar una factura recapitulativa?
Para cada operación que figura en una factura recapitulativa, debes detallar los mismos datos que se encuentran en una factura completa con algunos cambios:
- Descripción de la actividad.
- Fecha en que se emite.
- Base imponible.
- Tipos impositivos que se aplican.
En vista de que la información fiscal del emisor y el receptor siempre es igual, no es necesario que lo especifiques en cada concepto.
Cada factura agrupada que es contabilizada en una factura recapitulativa, puede tener aplicación de IRPF o IVA. Esto se ve reflejado en la misma factura resumen. Por esto, para cada concepto de la factura, debes incluir la base imponible, el tipo impositivo y el importe total de la factura.
¿Puedo hacer una factura recapitulativa con facturas simplificadas?
La respuesta es sí. Para agrupar varios tickets en un modelo recapitulativo, debes seguir los mismos pasos que para una factura ordinaria.
Sin embargo, solo puedes emitir una factura recapitulativa si el valor total de las facturas agrupadas no es mayor a los 3.000 euros. Asimismo, solo puedes generar una factura recapitulativa en casos particulares.
Nota: Lee nuestra guía completa sobre facturas para autónomos.
Conclusión
Emitir facturas recapitulativas permite que el proceso administrativo de tu empresa sea mucho más rápido. A pesar de que no se trata de una factura completa, las actividades que se incluyen en ella, posiblemente, también cuenten con IVA. Por ello, no olvides declarar ante la Agencia Tributaria.
Conoce los otros tipos de facturas que hay:
- Factura proforma
- Factura simplificada
- Factura proforma
- Factura electrónica
- Factura rectificativa
- Factura ordinaria
