Al igual que las empresas y pymes, los trabajadores independientes están obligados a entregar facturas por la prestación de sus servicios o la venta de sus productos. ¿Sabes cómo emitir este documento paso a paso? ¿Qué datos debes incluir? En esta pequeña guía sobre facturas para autónomos te damos las respuestas.
¿Qué es una factura?
Tal como explicamos en este artículo, la factura es un documento mercantil que reúne toda la información relativa a una operación comercial, tanto para efectos fiscales como legales. Con ella, el proveedor y el cliente acreditan que la compraventa se ha realizado con éxito. Además, reconocen como válidos todos los datos que allí se describen.
La factura es la principal prueba de que una transacción ha sido realizada entre dos partes. Este es un gran beneficio, pues la información que contiene permitirá resolver cualquier situación de desacuerdo como falta de pago, devoluciones, reclamaciones, entre otras.
Por otro lado, es una herramienta que te permitirá detallar a Hacienda tus ingresos y egresos como autónomo, incluyendo los impuestos correspondientes como el IRPF, el IVA y otras retenciones.
Dato: En las facturas para autónomos, solo se debe consignar el IRPF cuando el servicio se presta a una empresa. En el caso de particulares, corresponde emitir una factura simplificada o ticket (salvo excepciones).
Cómo hacer una factura para autónomo
Probablemente has visto algunos sitios web que promocionan aplicativos especiales para facturación online. Aunque pueden ser de ayuda, lo cierto es que puedes emitir tus facturas fácilmente y sin costo, creando tu propia plantilla. No necesitas dominar programas de diseño, bastará con conocer los comandos básicos de Word o Excel.
Recuerda que, al margen de la plantilla, lo importante es que la factura cumpla con una serie de elementos mínimos para considerarse válida ante la ley.
A grandes rasgos, la factura debe contar con un encabezado en la parte superior. Allí debe figurar el número de factura y la fecha. Puedes tener varias series de facturas, pero las numeraciones deben ser consecutivas y sin saltos en los días (la factura 10 no puede tener una fecha posterior a la factura 9, por ejemplo).
Lo que sigue es la razón social del emisor. Siendo autónomo, en este caso irá tu nombre y apellidos. En ese espacio también irá tu Número de Identificación Fiscal (NIF) y tu dirección social. En otra columna, coloca los datos del cliente, incluyendo su denominación social, NIF y dirección.
Para el cuerpo de la factura, puedes crear una pequeña tabla con la siguiente información:
Concepto
Contiene una descripción precisa del producto o servicio en cuestión.
Cantidad
Es el número de unidades que estás vendiendo. En el caso de servicios, puede hacer referencia a la cantidad de horas.
Precio
Aquí figura la suma a pagar por cada unidad.
Total
Es el resultado de multiplicar la cantidad de unidades por el precio de cada una.
La última parte es de resumen. Aquí deberás colocar la base imponible, que es la suma de todos los bienes o servicios descritos en la factura. Debajo irán los porcentajes correspondientes a los impuestos, como el IVA y el IRPF. La suma de todas esas cantidades da como resultado el importe total. Es decir, el precio final a pagar por la operación.
Cómo calcular el IRPF y el IVA en una factura para autónomos
Muchos autónomos se preguntan cómo calcular las retenciones al momento de hacer una factura. Puede parecer un proceso complicado, pero en realidad es bastante sencillo. Veamos.
Cálculo del IVA
En la mayoría de operaciones comerciales, los bienes y servicios están sujetos a un IVA general del 21%. En casos excepcionales se puede aplicar un IVA reducido del 10% o uno súper reducido del 4%.
Para calcular el IVA, solo debes obtener el porcentaje correspondiente de la base imponible, y sumarlo al importe total. Por ejemplo. Si la base imponible es de 100 euros, el IVA general es de 21 euros (21% de 100). Por lo tanto, el total de la factura es de 121 euros. Cabe destacar que en muchos casos los autónomos pueden deducir gastos relacionados a su actividad comercial.
Dato: El IVA de las facturas debe ser declarado a la Agencia Tributaria con una periodicidad trimestral, a través de las autoliquidaciones. Además, los autónomos deben presentar el resumen anual de IVA durante el primer mes del año.
Cálculo del IRPF
Cuando el servicio es prestado por un profesional, corresponde restar a la base imponible un porcentaje determinado de IRPF. La retención para los autónomos suele ser del 15%. Sin embargo, en algunas actividades como las agrícolas, forestales o ganaderas, solo se aplica un 2%.
Si recién te has dado de alta como autónomo, te corresponde un tipo de IRPF reducido de 7%. Este beneficio tiene una duración de 18 meses.
Dato: Un error muy común al momento de facturar es aplicar la retención del IRPF sobre la suma de la base imponible y el IVA. En realidad, ambos cálculos se realizan en función a la base imponible. El IVA se suma y el IRPF se resta.
Preguntas frecuentes sobre las facturas para autónomos
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
Según lo dispuesto por la Agencia Tributaria, las facturas deben emitirse el mismo día de la operación cuando el cliente es un particular. Si es otro autónomo o una empresa, la fecha límite es el día 16 del siguiente mes.
¿Puede un particular hacer una factura sin ser autónomo?
Sí, pero para ello debes cumplir con algunas condiciones. Puedes facturar como persona física por actividades que no sean recurrentes, y por montos inferiores al salario mínimo interprofesional. Además, debes estar inscrito en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, a través del modelo 036.
¿Por cuánto tiempo se deben conservar las facturas?
Dependerá del criterio que apliques. A efectos tributarios, los impuestos prescriben luego de un plazo de 4 años. Sin embargo, el Código de Comercio ordena que los comprobantes de toda operación comercial queden almacenados durante 6 años.
¿Puedo colocar un nombre comercial en mi factura si soy autónomo?
Sí, puedes colocar un nombre comercial e inclusive un logotipo en tus facturas. Sin embargo, también debes incluir tu nombre y apellidos en el encabezado, ya que esa es la información que te relaciona con la administración pública.
¿Valen lo mismo la factura electrónica y la factura en papel?
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una emitida en papel. La única diferencia es que se puede enviar por medios telemáticos y se almacena en un fichero de datos.
¿Se puede hacer una factura con importe cero?
Sí, pero únicamente en casos específicos. Por ejemplo, cuando se aplica un descuento del 100%, el pago se realiza en especie. De lo contrario se produce una devolución de mercancías.
Esperamos que este artículo sobre facturas para autónomos te haya resultado de utilidad. En ese caso, no te olvides de comentar y compartir.
