Para que una factura esté bien elaborada, es importante tener presentes algunos aspectos claves que no pueden faltar. La fecha de emisión de una factura, por ejemplo, es indispensable y no puedes olvidarla en ningún momento. Para poder contabilizar todas tus actividades, dependes de la fecha de expedición de tus facturas.
Sin embargo, esto no es todo. Además, la fecha de la factura es esencial para fijar en qué momento se autoliquidan los impuestos derivados como el IRPF o el IVA.
A pesar de que pueda resultar un aspecto muy simple, la realidad es que en la actualidad sigue siendo motivo de gran cantidad de interrogantes. Muchas personas suelen tener dudas sobre fecha correcta para emitir este documento y muchas más.
¿Cuál es la fecha de emisión de una factura?
En palabras simples, se entiende como fecha de emisión de una factura a la fecha en la cual se expide este documento. Es decir, se trata del día en que la empresa genera la factura con todos los datos referentes a la compraventa de un bien o servicio.
Como seguramente ya sabes, la factura es el documento mercantil que se elabora con el objetivo de acreditar la entrega o prestación de un bien o servicio. Sin embargo, para que pueda considerarse realmente válida, es fundamental que toda la información registrada sea real y esté correcta.
Para ello, todas las empresas deben tener plena seguridad de estar elaborando sus facturas de manera adecuada. La fecha de emisión de una factura es uno de los requisitos más importantes de este documento.
Si emites una factura que no posea la fecha de emisión, no será admitida por parte de las autoridades tributarias lo cual quiere decir que no tiene validez alguna. De igual forma, la fecha de emisión de una factura registrada de manera incorrecta, puede traer varios problemas tributarios.
¿Cuándo debo emitir una factura?
Si tienes dudas sobre cuándo emitir una factura, únicamente debes regirte por la información que suministra la Agencia Tributaria al respecto. De acuerdo con la norma de facturación en vigencia, la fecha en que expides tu factura depende de lo siguiente:
- Si tu cliente se trata de un particular, tienes el deber de emitir la factura cuando se realiza la entrega del bien o el servicio. Por ejemplo, todos los restaurantes y bares emiten facturas simplificadas a sus clientes cuando consumen sus productos. En este tipo de casos, la fecha de expedición es el día en que se realiza la compra.
- En cambio, si tu cliente es una empresa, asociación, fundación o trabajador autónomo; tienes la opción de poder emitir la factura antes del día 16 del mes siguiente. Es decir, si una compañía contrata el servicio de un autónomo un día 13 de marzo, la fecha de emisión de la factura puede darse a partir del 13 de marzo y hasta el 16 de abril.
- Por último, para las actividades de entrega de un producto en países miembros de la UE (gestiones intracomunitarias adscritas al ROI), la fecha de emisión de la factura puede ocurrir hasta el día 16 del mes siguiente al traslado de los productos.
Facturación para diversas actividades
Por otra parte, en los escenarios en que en una única factura se agrupen actividades llevadas a cabo en distintos días del mismo mes natural, se procede del siguiente modo:
- Si tu cliente es una persona física, la fecha de emisión de una factura máxima es el último día del mes de la actividad.
- En el caso de tener como clientes a personas jurídicas, la fecha de emisión de la factura debe ser el día 16 del mes siguiente a la actividad como máximo. En estos escenarios, el período de envío es de un mes desde que se emite la factura.
La fecha de emisión de una factura para contabilización
Según lo que determinan los principios de la contabilidad, la fecha de emisión de una factura es la pieza clave de la que depende toda la contabilidad. De acuerdo con lo establecido en el principio de devengo, toda gestión debe registrarse cuando se genera y no cuando se paga o cobra.
La fecha de emisión de la factura es indispensable para determinar cuándo se produjo una actividad comercial específica.
Por esta razón, la fecha que se registre en la factura es sobre la que se declara cualquier tipo de tributo aplicable según corresponda.
Veamos un ejemplo.
Tu empresa ha requerido del servicio de un diseñador para el mes de diciembre. Sin embargo esta persona expide la factura con fecha de enero del próximo año. Bien, la compañía contabiliza el gasto en el año en el que se emite la factura. Asimismo, la empresa declara el IVA en el primer trimestre.
Nota: Lee nuestra guía sobre Facturas recurrentes.
Fecha de emisión de una factura según su tipo
Actualmente, hay varios tipos de facturas y cada una de ellas tiene aspectos particulares. No obstante, en relación con la fecha de emisión del documento, no hay ninguna disimilitud relevante fijada por la normativa vigente.
Para facturas rectificativas, la fecha de emisión que se está corrigiendo es sobre la que se deben contar 4 años de plazo máximo para gestionar dicha modificación.
Por otra parte, las facturas simplificadas por lo general, tienen como fecha de emisión el día en que se hace la entrega del producto o servicio. De no cumplirse esto, es importante acreditar la fecha en que se realizó la actividad en la misma factura.
Nota: Lee nuestra guía sobre Facturas para autónomos.
Conclusión
Debes tener presente que la fecha de expedición de este tipo de documento es de vital importancia en términos contables y tributarios. Esto último, independientemente del tipo de factura o el escenario en que necesites su aplicación.
Gracias a la fecha es posible tener claras las obligaciones fiscales inherentes a tu empresa. Además, es mucho más simple poder hacer las rectificaciones necesarias en el supuesto de errores. Al emitir tu factura, no olvides incluir la fecha de expedición correcta para evitar inconvenientes a futuro.
