¿Eres un trabajador por cuenta propia? Entonces probablemente sabrás que tu actividad económica está sujeta a una serie de beneficios fiscales. Entre los más importantes figuran los gastos deducibles para autónomos.
Estos te dan la posibilidad de desgravar o reducir una parte de lo que tributas a Hacienda mensualmente.
Sin embargo, existen ciertas dudas entre los autónomos sobre qué gastos califican o no como deducibles. También, hasta qué punto pueden afectar al IRPF y al IVA. En este artículo resolveremos estos y otros puntos de interés.
¿Qué son los gastos deducibles para autónomos?
Los gastos deducibles para autónomos son, básicamente, una forma de reducir la carga tributaria para los contribuyentes con esa denominación. ¿De qué forma? Simplemente restando (o desgravando) aquellos gastos que forman parte de tus actividades como trabajador independiente.
Recuerda que la deducción se puede aplicar al IRPF o al IVA, según sea el caso.
La lista de gastos que puedes deducir como autónomo es muy variada.
Hagamos un ejemplo. Supongamos que trabajas en una oficina con equipos informáticos. En este caso, tienes la posibilidad de desgravar materiales de escritorio, ordenador, diseño de tu sitio web, software, entre otros.
Pero no sólo eso. También podrías deducir gastos más extensos como la gasolina, coche, transporte, factura del móvil, formación, etc. Esto siempre que puedas demostrar que todos estos gastos forman parte de tu actividad profesional.
Nota: Si eres autónomo y desgravas tus gastos deducibles de manera correcta, puedes llegar a ahorrar alrededor de 4,000 euros anuales en impuestos.
Criterios que establece Hacienda sobre los gastos deducibles para autónomos
Para saber qué gastos pueden ser deducibles, se debe revisar cuáles son los criterios que maneja la Agencia Tributaria.
Hemos identificado tres criterios básicos principales:
1. Debes presentar un gasto que sea vinculado a tu actividad económica
Solo puedes deducir aquellos gastos que estén relacionados directamente con tu trabajo o que deriven de este.
Gastos como la factura del supermercado o aquellos que no son imprescindibles para tu actividad profesional no son deducibles.
2. Los gastos deben estar justificados con facturas y tickets
Todos tus gastos deducibles deben estar justificados con un documento físico o digitalizado. Además, deben estar en un formato de lectura legalmente reconocible, que incluya los datos fiscales del comprador. También puedes presentar facturas simplificadas, aunque estas solo servirán para la desgravación en el IRPF, no en el IVA.
Nota: lee nuestra guía de facturas para autónomos para saber más al al respecto.
3. Las facturas deben estar contabilizadas
No se trata de acumular las facturas en un cajón. Es necesario que todas estén correctamente inscritas en una contabilidad de registro y ordenadas por fechas.
De ser necesario, también tienes que detallar qué porcentaje de los gastos corresponden a tu actividad profesional. El objetivo es separarlos de los personales.
Pagos con tarjeta
Aunque no sea una regla oficial, muchos especialistas consideran mejor realizar la mayor cantidad de pagos posible con tarjeta. Esto se debe a que es la mejor manera de dejar registro de las transacciones ante Hacienda.
Nota: Deducir más gastos de los que deberíais podría dar lugar a sanciones o multas por parte de Hacienda.
Gastos deducibles de IRPF
La Agencia Tributaria establece una serie de gastos deducibles en el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). Conoce cuáles son a continuación:
Consumos de explotación
Son aquellos gastos en mercancías y materias primas que resultan fundamentales para poner en marcha tu actividad profesional. Aquí también se incluyen materiales de oficina, combustibles, envases y material de embalaje.
Sueldos y salarios
Si tienes trabajadores a tu cargo, podrás deducir sus sueldos y cotizaciones a la Seguridad Social. Además, puedes deducir retribuciones flexibles, pagos extraordinarios, indemnizaciones, premios, gastos de formación y similares.
Cuota de autónomos
La cuota que pagas según tu base de cotización de autónomo también es un gasto deducible, ya que es indispensable para ejercer tu actividad. En este caso no es necesario presentar factura.
Arrendamientos y cánones
Aquí encontramos los gastos de alquiler de oficinas, almacenes o puntos de venta.
¿Qué sucede si trabajas desde casa? Podrás deducir el porcentaje de metros cuadrados que usas para tu actividad. También puedes deducir cánones, asistencia técnica y cuotas de leasing.
Gastos por suministros
Si usas un local exclusivamente para tus labores, puedes deducir los gastos por luz, agua o calefacción. En caso trabajes desde casa, solo es posible desgravar el 30% de estos gastos.
Reparaciones y conservación
Solo aplican para los bienes ya existentes, es decir, no incluye ampliaciones o mejoras, ya que estas inversiones son amortizables.
Tributos fiscalmente deducibles
En este apartado figura el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). También el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), entre otros recargos estatales y no estatales.
Las sanciones o recargos de apremio no son deducibles.
Dietas
Hacienda señala que los consumos en restaurantes con motivo de trabajo tienen un tope de 26 euros diarios en España. Así mismo, el tope es de 48 euros para consumos en el extranjero.
Si pasas la noche fuera, el importe sube hasta 54 euros en España y 91 euros en el extranjero. Para evitar observaciones de Hacienda, debes hacer el pago con tarjeta y solicitar factura o ticket.
Otros gastos deducibles del IRPF
Gastos financieros, amortizaciones, provisiones, seguros de enfermedad, transportes, asistencia a eventos, vestuarios, pérdidas por insolvencias, pérdidas por deterioro del valor de elementos patrimoniales, servicios externos, servicios o asesorías de profesionales independientes, entre otros.
Gastos deducibles de IVA
Buena parte de los gastos deducibles del IRPF también pueden ser desgravados del IVA si es que cuentas con facturas.
Así, varios elementos coinciden con la lista anterior: consumos de explotación, sueldos y salarios, arrendamientos y cánones, servicios independientes, tributos como el canon de recojo de residuos, gastos financieros y bienes de inversión.
Una de las reglas de este tipo de deducción es que debe ser proporcional al gasto que afecta tu actividad.
Por ejemplo, si solo el 40% de un gasto está destinado a tu trabajo, solo ese porcentaje del IVA puede ser deducible.
La deducción del IVA en el caso de los vehículos afectos a tu actividad se maneja con un criterio distinto. La norma dice que sólo podrás deducir un 50% de los gastos derivados de este medio de transporte. Lo que incluye la compra, alquiler, importación o cesión.
Si tu coche es tu principal herramienta de trabajo puedes gestionar un gasto deducible mayor ante Hacienda.
¿Qué gastos no son deducibles para los autónomos?
Ya conoces buena parte de los gastos que son considerados como deducibles. También debes conocer aquellos que no lo son bajo ninguna circunstancia. Esto según la propia normativa de Hacienda.
Encontramos las siguientes partidas:
- Multas, sanciones y recargos que hayas recibido por presentar tus declaraciones de forma extemporánea.
- Donativos y liberalidades.
- Gastos con fines recreativos.
- Pérdidas derivadas del juego.
- Gastos de tu actividad que estén relacionados con personas o entidades registradas en paraísos fiscales.
- El IVA soportado que hayas desgravado en tu declaración trimestral de IVA.
Por último, recuerda que los gastos deducibles dejan un pequeño margen para la subjetividad, a pesar de las normas existentes. Al final de cuentas, será Hacienda la entidad encargada de aprobar o denegar la condición de deducible de tus gastos.
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