Cualquier proceso empresarial que debe ser acreditado, depende de un documento que sirva de constancia. Por esta razón, surge la necesidad del recibo. Es común que se le llame “de pago”, pero ambas denominaciones se refieren exactamente a lo mismo. El recibo de pago se trata de un documento tan común que, en algunos casos, no se hace como debería.
Su utilización es frecuente en las empresas, pero el mayor problema es que, si se realiza inadecuadamente y deja de ser válido.
Si tienes dudas sobre cómo realizarlo, sigue leyendo este artículo. A continuación, te explicamos lo que necesitas saber para evitar cualquier tipo de error.
¿En qué consiste un recibo de pago?
Para entender de qué se trata el modelo de recibo de pago y cómo usarlo, es importante partir de la definición del documento como tal.
En palabras simples, un recibo de pago es el documento que hace constar un pago o transacción. Es decir, gracias a este documento se demuestra que el receptor obtiene por parte de otra persona un valor monetario específico. Lo más relevante de este tipo de recibo es que es admisible en instancias legales.
La adquisición de los modelos de recibo de pago es muy simple. Puedes hacerlo por medio de una papelería o bien a través de un proveedor. Sin embargo, de la misma forma que con las facturas, resulta mucho más profesional si personalizas el documento.
¿Cuál es la utilidad del recibo de pago?
Un modelo recibí o recibo de pago justifica una operación económica. Dicho de otro modo, un individuo admite que obtuvo una cuantía específica a razón de la entrega de un producto o servicio. Como bien señalamos antes, el documento es válido legalmente. Se usa para demostrar el pago en cuestión.
¿Qué información debe tener el modelo de recibo de pago?
Si piensas en crear tu propio modelo de recibo de pago, seguramente te preguntas qué datos son infaltables o cómo se realiza. Si es así, no te preocupes. Ahora mismo te lo explicamos de forma simple. La información obligatoria en este tipo de documento es la siguiente:
- El encabezado debe estar identificado como “comprobante de pago”. Asegúrate de que se encuentre escrito de forma legible. Evita espaciar para no confundir a quien lea el documento.
- Otros datos importantes son la información fiscal, razón social y datos personales o de la empresa que elabora el recibo.
- Fecha en la que se lleva a cabo la operación
- Número del recibo.
- En la sección “Recibí de”, es importante colocar la información de quien emite el recibo.
- Seguidamente, el “La cantidad de”, se coloca la cantidad de artículos (si aplica).
- Luego, “Por concepto de”, es para desglosar el producto o servicio vinculado con la operación que se asienta en el recibo de pago.
Por último, el nombre y la firma de quien recibe.
El consejo más importante para que el modelo de recibo de pago no tenga errores, es que se haga de manera clara. El objetivo es que las partes involucradas puedan conservar una copia del recibo de modo que la operación forme parte del registro de ambos.
¿Es lo mismo el recibo de pago que la factura?
La respuesta es no. Si bien es cierto, que pueden parecer iguales, la realidad es que no es así. Es necesario tener claras las diferencias entre ambos tipos de documentos.
En primer lugar, el recibo de pago se genera tras realizar una operación de compraventa y se emite para justificar dicha gestión. Por su parte, la factura, certifica dicha operación en instancias legales.
Esto quiere decir que, la emisión de la factura favorece al control contable y evita problemas con el pago de impuestos. El recibo en cambio, no depende de un registro específico.
El recibo es emitido por parte del proveedor tras obtener el pago por el servicio o producto, nunca ocurre de forma contraria. La factura se emite cuando la operación se ejecuta, pero antes de que se produzca el pago. En resumidas cuentas, el recibo de pago registra el pago y la factura, la solicitud del mismo.
¿Qué ventajas tiene elaborar un recibo de pago?
- El recibo tiene utilidad informativa. No obstante, es fundamental emitirlo por diversos motivos:
- El receptor puede controlar mejor sus gastos personales o empresariales.
- Como se trata de un comprobante de pago, es perfecto para acreditar la propiedad de un artículo que se adquiere.
- No implica ningún esfuerzo complejo para el proveedor.
Aporta una imagen de mayor credibilidad en la operación comercial que se realiza. Esto es perfecto para motivar la confianza del comprador con respecto al proveedor. De hecho, en caso de presentar problemas con el producto, el cliente puede volver a la tienda para hacer el reclamo correspondiente por medio del recibo.
¿Debe ser personalizado?
No es necesario. Si tienes una empresa, es totalmente válido usar un modelo de recibo de pago estándar. Sin embargo, la personalización del recibo empresarial, aporta una imagen más profesional a tu compañía. Actualmente, muchos negocios optan por un diseño de recibo de pago, facturas o tickets de compra personalizados.
Si prefieres, puedes descargar opciones de modelos para recibí que se ajusten a tus necesidades. En internet hay distintos formatos de plantillas tanto en PDF como en Word muy útiles.
Además, como te indicamos más arriba, puedes encontrarlos en papelerías, tiendas en línea o los talonarios tradicionales que incluyen la hoja de autocopia.
Conclusión
El recibo de pago es un modo simple y práctico de acreditar una operación comercial específica. Si bien es cierto que no es igual a la factura, tiene sus beneficios tanto para la empresa como para el cliente.
En cualquier caso, es aconsejable emitirlo para evitar problemas en el futuro con respecto al pago de productos o servicios. Además, aporta mayor credibilidad y confianza en las empresas.
