Si eres proveedor y sueles vender al mismo cliente varias veces en un mes, debes saber el esfuerzo y tiempo que implica generar una factura nueva en cada compra. Cuando los datos de la facturación son los mismos, es mucho más útil optar por la figura de factura recurrente.
Para saber saber cómo facilitar las tareas de facturación con tus clientes frecuentes, encontrarás este artículo de gran utilidad. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber acerca de este tipo de facturación.
¿En qué consiste una factura recurrente?
Una factura recurrente no es más que aquella que se emite a un mismo cliente en repetidas ocasiones. Se trata de una modalidad de facturación que se aplica para acuerdos comerciales en los que tus clientes reciben la misma factura por un período de tiempo en particular.
Características de la factura recurrente
Ahora que ya sabemos qué es una factura recurrente, es importante conocer sus características para entender mucho mejor cómo funciona. Sus características más importantes son:
- La factura recurrente es original como cualquier otro tipo de factura que conozcas y posee un número de serie.
- Se elabora de forma automática en una fecha equivalente. Es decir, el primer día de cada mes, cada trimestre, etc.
- Siempre tiene la misma información fiscal del proveedor y del cliente. Esto último, a menos que se produzca algún cambio en particular.
- Su envío es automático y en formato digital a través de un correo electrónico.
Nota: No dejes de leer nuestra guía sobre facturas sin IVA y cuándo emitirlas.
¿Para qué puedo usar una factura recurrente?
El uso de la facturación recurrente, como ya te mencionamos antes, puede servirte de mucho si eres un proveedor con clientes frecuentes. La factura recurrente se usa para mitigar las labores repetitivas que pueden resultar bastante tediosas tanto para empresarios pequeños como para autónomos.
Es fundamental, que hagas uso de este tipo de facturación únicamente si tu empresa brinda servicio con frecuencia a un mismo cliente. En tal sentido, el importe no debe variar en un plazo de tiempo establecido.
La factura de venta recurrente es más habitual en los casos en que se brinda un servicio, no en venta de productos. No obstante, puedes usarla en ambos escenarios sin problema alguno. Existen servicios que necesitan obligatoriamente de este tipo de factura debido a su naturaleza. Los que permite que se use con mayor regularidad son:
- Servicios de mantenimiento de tecnologías.
- Asesorías.
- Telefonía.
- Cualquier tipo de negocio que esté sujeto a suscripciones mensuales.
Nota: Lee nuestro artículo sobre facturas para autónomos.
¿Qué finalidad tiene la factura recurrente?
Por medio de la emisión de facturas recurrentes, puedes emitir una factura o usar una que ya existe y enviarla varias veces a un cliente específico.
Esto impide que necesites reescribir los datos o copiar la información nuevamente en otra factura. En este tipo de casos, solo debes elaborar la factura y enviarla a tu cliente cuantas veces lo necesites.
¿Qué ventajas tiene la facturación recurrente?
Como hemos podido ver antes, la facturación recurrente tiene una ventaja muy importante que no es otra que ayudarte a ahorrar tiempo al momento de emitir facturas a un cliente específico en varias ocasiones. Sin embargo, tiene muchos más beneficios que se destacan a continuación:
- Automatización: La factura recurrente te ayuda a automatizar la emisión de facturas. Gracias a este método, puedes simplificar la elaboración de las mismas así como el proceso de cobro a cada cliente.
- Sin errores: Otro aspecto clave de la factura recurrente es que evitas errores de transcripción. Esto es vital para mantener una relación de calidad pues es bastante común tener problemas con algunos clientes debido a información errónea en la factura.
- Ahorro de tiempo y esfuerzo: El hecho de aplicar la facturación recurrente permite que puedas invertir ese tiempo en otras actividades de interés para tu negocio.
- Aprovechamiento de softwares de facturación.
¿Cómo puedo elaborar una factura recurrente?
La factura recurrente puedes elaborarla exclusivamente haciendo uso de softwares para la creación de facturas. Por medio de un software de facturación tienes la posibilidad de hacer la programación de tus facturas recurrentes para que posteriormente sean emitidas y enviadas a tus clientes de manera automática.
Independientemente del tipo de herramienta que uses para crear tus facturas, asegúrate siempre de no olvidar los siguientes datos:
- Fecha en que inicia la actividad comercial en cuestión.
- La frecuencia con la cual se emite la factura.
- El contenido que desglose el importe, los productos o servicios y las circunstancias de envío.
- La dirección de e-mail del cliente o a quien vayas a enviar la factura.
Aspectos a considerar de la factura recurrente
Para evitar errores y desajustes, es recomendable que utilices las facturas recurrentes cuando haya un contrato con el cliente y tengas la seguridad de los períodos de tiempo de la relación comercial.
En otras palabras, si se trata de un acuerdo verbal y no tienes claridad de que el cliente necesitará siempre de tus servicios o productos, la facturación recurrente no es la mejor opción.
A veces sucede que debes detener el envío de facturas recurrentes para darle solución a cualquier irregularidad o porque tu cliente no necesita tus servicios. En este tipo de escenarios, el software de facturación que uses te da la opción de pausar, reanudar y validar el estado en que se encuentran tus facturas recurrentes.
En el momento en que necesites detener definitivamente la emisión de facturas recurrentes, puedes hacerlo también sin que haya afectación o se elimine el registro de las facturas que enviaste antes.
Conclusión
En definitiva, las facturas recurrentes son una solución bastante práctica. Estas te permiten saltarte varios pasos cuando se trata de elaborar una factura para clientes frecuentes. Es aconsejable guardar todas las facturas disponibles.
Si merece la pena incluir esta modalidad de facturación si tienes una empresa. En lugar de tener que hacer regularmente una factura nueva para cambiar solo unos pocos datos.
