Todo autónomo o sociedad mercantil tiene la obligación de entregar facturas por la adquisición de sus bienes o servicios. También tiene la de almacenar las facturas que le envían sus proveedores. Si tienes un negocio, es vital que conozcas qué es una factura. Asimismo, cuál es su importancia y en qué modalidades se pueden emitir.
Los errores de facturación son más frecuentes de lo que imaginas. Algunos son subsanables, pero otros pueden dar lugar a sanciones tributarias. Para evitar caer en este tipo de situaciones, presta atención a esta pequeña guía.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de validez fiscal, legal y comercial, que sirve para sustentar cualquier operación de compraventa de bienes o servicios. A través de este comprobante, las dos partes que intervienen en la operación acreditan que esta se ha realizado de forma satisfactoria.
Para que la factura sea válida, debe responder las preguntas qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de la operación entre empresa/autónomo y cliente. El documento, que tiene carácter oficial, también refleja que se han pagado los impuestos correspondientes.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas?
Salvo casos especiales, todas las empresas y trabajadores autónomos están obligados a facturar por la venta de productos o la prestación de sus servicios. Estos son algunas situaciones en las que se debe emitir una factura:
- Cuando la transacción se realiza con otra empresa u otro autónomo.
- Cuando el cliente solicita el comprobante con fines tributarios.
- En operaciones comerciales de exportación que estén exentas de IVA.
- En compraventas a nivel comunitario.
- Cuando el comprador es una Administración Pública.
- Cuando el comprador es una persona jurídica, sin ser empresario ni autónomo.
- En servicios de bienes de montaje e instalación.
- En ventas a distancia con impuestos especiales.
Dato: De acuerdo a la normativa mercantil vigente y al Código de Comercio, las facturas emitidas deben conservarse durante un periodo de seis años. En algunos casos, el plazo puede ser mayor.
La importancia de las facturas
Las facturas son más que simples documentos que estás obligado a emitir. En realidad, tanto las sociedades como los autónomos pueden verse beneficiados en distintas situaciones:
- Podrás usar la factura como prueba en situaciones de reclamo, si es que un cliente no ha realizado un pago o no ha abonado la cantidad acordada.
- Si, por el contrario, el comprador presenta un reclamo, la factura también será el documento que resuelva la incidencia.
- Las facturas te permitirán comprobar ante Hacienda todos tus gastos e ingresos, incluyendo los porcentajes correspondientes a los impuestos, como el IVA.
- Refleja todos tus gastos a efectos tributarios. Sin la factura, estos gastos no podrían incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
- Si tienes varias líneas de negocio, las facturas te ayudarán a distinguir fácilmente qué actividades generan mayores ingresos y en cuáles puedes mejorar.
Datos que debe contener una factura
La ley en España exige que las facturas contengan unos elementos mínimos para que sean válidas. Conoce cuáles son:
Datos fiscales del emisor
Nombre completo del autónomo o razón social de la empresa, dirección fiscal y NIF.
Fecha de emisión
Debe indicar el día, mes y año en que se emite el documento.
Número de factura
Debe ser un número correlativo a la serie de la factura.
Datos fiscales del receptor
Nombre completo o razón social, dirección y NIF de quien recibe el bien/servicio.
Concepto
Breve descripción del servicio prestado o el producto vendido.
Base imponible
Es la cuantía de la factura antes de impuestos.
IRPF (Impuesto de la Renta de las Personas Físicas)
Es la retención que se aplica en el caso de los trabajadores autónomos. El porcentaje es de 15% por lo general, pero puede variar en ciertos casos.
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)
Es la cuota destinada a la Agencia Tributaria. Corresponde al 21% de la base imponible en la mayoría de casos. Si la actividad está exenta de IVA, debe estar indicado en el documento.
Importe total
Precio total de la transacción. Refleja el resultado de la base imponible + IRPF + IVA.
Método de pago
Medio por el que vas a recibir el importe señalado en la factura. La transferencia bancaria es el más común.
Dato: La fecha de operación de la factura debe guardar concordancia con la enumeración. Por ejemplo, la factura número 300 no puede tener una fecha anterior a la 200.
Tipos de factura que se utilizan en España
Dependiendo del tipo de operación que realices, deberás emitir uno de los diferentes tipos de factura que contemplan las leyes locales. Estas se clasifican en base a su contenido, su valor legal, el medio por el que se emiten, entre otras variables. Veamos cuáles son:
Factura ordinaria
Es el tipo de factura más frecuente. Es también la base sobre la que surgen todas las demás facturas. La factura ordinaria es la que documenta la mayoría de transacciones por compraventa y debe incluir todos los datos señalados en el punto anterior. Tanto el emisor como el receptor deben conservar una copia.
Factura rectificativa
Si emites una o más facturas con algún tipo de error, entonces deberás hacer una factura rectificativa para dejarla sin efecto. Del mismo modo, si un proveedor te entrega una factura incorrecta, deberás solicitar una de este tipo.
También se utiliza cuando se aplican descuentos o bonificaciones después de haber hecho la compra, o en caso de devolución de productos. El tiempo límite para rectificar una factura es de cuatro años.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa agrupa en un solo documento varias operaciones de compraventa realizadas con el mismo proveedor. Siempre y cuando estas se realicen dentro del mismo mes natural. Puede incluir facturas ya emitidas, siempre que estas últimas sean anuladas.
Por ejemplo, si en el mes de abril hiciste 20 facturas ordinarias para el mismo cliente, puedes optar por hacer el proceso más sencillo. En vez de enviar las 20, la ley te permite agrupar todas en una sola. Así, el proceso será más eficiente.
Factura proforma
Entre todos los tipos de factura, la del tipo proforma es la única que carece de validez legal. Básicamente, es un documento en borrador en el que detallamos una propuesta comercial a un posible cliente. Esto tiene el objetivo de que este disponga de todo lo necesario para tomar una decisión de compra.
Para diferenciarla de otras facturas, es necesario especificar en el encabezado del documento que se trata de una proforma. De lo contrario, podría ser confundida con una factura comercial. Si la operación no se concreta, el escrito pierde validez.
Factura simplificada
Fue introducida en el año 2013 en reemplazo de los tickets de compra. Es común en sectores como las ventas al por menor, transportes, hostelería, ambulancias, locutorios, discotecas, salones de belleza, videoclubs, peajes, lavanderías, aparcamientos, entre otros.
Para poder utilizar la factura simplificada, el importe no puede superar los 400 euros (incluido el IVA). No es necesario incluir todos los datos del receptor. Bastará con el NIF y el domicilio.
Factura electrónica
Tiene exactamente la misma validez que una factura en papel (siempre que contenga los datos mínimos establecidos), con la diferencia de que está emitida a través de medios electrónicos. Ofrece múltiples beneficios como ahorro de papel, agilización de las operaciones, mayor transparencia, comodidad y seguridad.
Debido a los avances en digitalización, todas las empresas en España que facturen más de 8 millones de euros anuales deberán usar facturas electrónicas desde el 2023. La norma también se aplicará en el resto de empresas, pymes y autónomos, pero en un periodo gradual de tres años.
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